Nelle piccole realtà imprenditoriali delle nostre valli ci sono sempre tanti compiti da portare a casa. Sono le cose che dobbiamo sbrigare una volta finito il lavoro vero e proprio. A volte sono attività di pianificazione che sarebbero anche importanti, che non dovrebbero essere sottovalutate, ma che purtroppo , per mancanza di metodo o di strumenti adeguati, li percepiamo sempre come molto complicati e il cui ritorno economico non ci è ben chiaro.  Alcune tra queste sono:

• Raccogliere e razionalizzare le esigenze dei clienti interni…come i colleghi delle funzioni a monte o a valle della nostra
• Scegliere degli standard metodologici e tecnologici di riferimento…“come faccio una cosa e con che strumenti?”
• Definire misure per la valutazione dell’efficienza interna e dei fornitori…“abbiamo speso troppo per la promozione di una determinata linea di prodotti?”
• Organizzare e gestire il flusso delle informazioni da e verso i clienti…“come faccio a rispondere subito ai problemi del cliente senza però dover promettere una soluzione per noi troppo costosa?”

Queste sono attività che devono convergere in una strategia della gestione delle informazioni a livello aziendale. Ormai non possiamo più operare efficientemente senza il supporto dell’informatica e, come fecero i nostri nonni pensando strategicamente l’automazione dell’utilizzo delle macchine, così dobbiamo fare anche noi oggi con gli strumenti forniti dalle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT).

Dobbiamo confrontarci quotidianamente con le informazioni prodotte da una moltitudine di canali tra loro eterogenei: software gestionale, sito web, siti web dei nostri partner commerciali (e-tourism), social  networks, mobile e la sicurezza (data loss prevention, etc). Se non pensiamo strategicamente l’utilizzo di queste informazioni e non miriamo all’automazione dei processi di gestione allora abbiamo una sola strada: rincorrere il dato e portarci sempre il lavoro a casa!

Capire invece cosa acquisiamo e rilasciamo in termini di informazioni relative al nostro business, rendere questo processo semplice e misurabile è la strada per lavorare meglio e rimanere focalizzati sui nostri clienti

La gestione dello sviluppo software, essendo un’attività industriale che prevede sostanzialmente la consegna di artefatti che sono per l’utente finale intangibili se non per il fatto che  funzionano all’interno dei loro PC/Smartphone/Tablet  (codice, librerie sw, servizi web, etc), ha generato nel corso degli ultimi 15 anni una serie di tecniche e strumenti utili a gestire il ciclo di vita degli oggetti che costituiscono un determinato software. Tale gestione è basata su un data base in cui sono censiti gli oggetti sottoposti a controllo di configurazione (i configuration items). La gestione è di tipo formale, cioè nel processo vengono osservate delle procedure definite in precedenza, tramite opportuni moduli di gestione. Quindi di ogni oggetto, che può essere esemplificato come un “documento digitale”, vengono tracciate le modifiche,  identificate incrementando un numero o un codice associato ad essi, denominato “numero di versione”, “etichetta di versione”, o semplicemente “versione”, e sono etichettate con il nome della persona che ha apportato la modifica.

Ma che differenza passa tra gestire la storia di un “oggetto software”, rispetto a gestire la storia, ad esempio, di un elaborato progettuale di un architetto? Ormai tutte le attività lavorative, siano esse di imprese private o di pubbliche amministrazioni, utilizzano le tecnologie informatiche per produrre “oggetti digitali” che devono essere consegnati ai propri Clienti (cittadini per la PA).  Allora perché non utilizzare gli stessi strumenti che hanno contribuito ad esempio a sviluppare la piattaforma Android per i propri progetti? Gli strumenti sono prevalentemente di libero accesso a tutti (Open Source) e richiedono solo un minimo di formazione e di personalizzazione. Alcuni esempi sono:

• CVS , acronimo di Concurrent Version System – http://it.wikipedia.org/wiki/Concurrent_Versions_System
• Subversion – http://it.wikipedia.org/wiki/Subversion
• Git – http://it.wikipedia.org/wiki/Git_(software)
• Bazaar – http://it.wikipedia.org/wiki/Bazaar_(software)

Questi strumenti offrono il vantaggio inoltre di prevenire il rischio di perdere file importanti per l’attività lavorativa, in quanto identificano, monitorano e proteggono sia i dati in uso che quelli ormai archiviati all’interno o all’esterno dell’azienda. In questo modo si può individuare e prevenire anche l’uso non autorizzato e la trasmissione di informazioni riservate.

Danzi.TN può supportarvi per conoscere questi strumenti e sviluppare per il vostro lavoro un sistema di gestione in grado di tracciare i vostri “oggetti digitali” soprattutto in relazione ai rapporti con la vostra clientela!

Industrial Internet tratto da http://www.ge.com/docs/chapters/Industrial_Internet.pdf

Il documento annuncia che siamo alle soglie di una nuova rivoluzione, spinta dalla convergenza tra Internet e Industria, che connetterà virtuosamente reti, dati e macchine, trasformando in modo rivoluzionario la produzione di beni e servizi. Una visione di grandi sfide, tecnologie affascinanti e vantaggi per tutti…tutto in puro stile da multinazionale statunitense!

Dalla lettura si possono comunque evidenziare alcune considerazioni utili per le PMI italiane, tra le quali:

• le imprese dovranno essere in grado di integrare completamente la gestione delle informazioni all’interno di tutte le funzioni aziendali;
• la disponibilità di sempre maggiori quantità di dati richiederà strumenti di analisi adeguati per produrre informazioni di sintesi che siano un reale vantaggio competitivo per le aziende;
• forte interconnessione, disponibilità di dispositivi mobili e, questo lo aggiungiamo noi, grande flessibilità del lavoro, richiederanno un’attenzione particolare nella gestione della sicurezza (cyber security).

Tutti e tre i punti sopra elencati sembrano scontati ma non lo sono. Per garantire la qualità dei propri prodotti oggi è vero che le PMI italiane sono all’avanguardia nell’utilizzo delle tecnologie a supporto del ciclo produttivo, ma sono povere per quanto riguarda invece la capacità di raccogliere dati e trasformarli in valore aggiunto per il proprio Business. L’imprenditore medio italiano ha fortissime competenze nella propria nicchia  tecnologica, conosce bene tutti i macchinari, i prodotti della concorrenza, i diversi processi produttivi, ma a volte non ha la sufficiente flessibilità per guardare oltre e vedere nell’Information Technology un fattore abilitante per la crescita, uno strumento per trasformare il duro lavoro quotidiano in un tesoro di informazioni. L’IT è considerata una spesa, qualcosa di troppo soft per avere la stessa dignità di ciò che viene (con fatica) prodotto quotidianamente!

Nel contesto quindi dello sviluppo di un’idea ai fini della creazione d’impresa, noi vogliamo dare alcuni spunti su quelli che sono i supporti tecnologici utili per rendere una startup agile ed efficiente. Con queste poche righe non vogliamo approfondire le solite questioni da consulenti sul business plan come processo strategico dell’impresa ….sono cose troppo grandi per noi e per quelli a cui noi ci rivolgiamo.

Partiamo dal ciclo attivo, cioè l’insieme delle operazioni che una azienda intrattiene verso i suoi Clienti e che determina dei guadagni per l’impresa. Qualsiasi sia il prodotto/servizio offerto, più o meno innovativo, l’azienda, a fronte di una richiesta da parte di un potenziale cliente, deve essere in grado di predisporre rapidamente una proposta commerciale (si parla di ore, minuti, se non addirittura secondi nel caso del mercato online ) .

Al giorno d’oggi la proposta commerciale non si esaurisce col fornire al diretto interessato un semplice preventivo; molto più spesso essa richiede che vengano raccolte ed elaborate una serie di informazioni e contenuti, proveninenti da sorgenti più disparate, che solo in seguito ad una serie di  valutazioni portano alla definizione del prezzo offerto. A questo scopo è importante disporre di sistemi informatici in grado di riutilizzare informazioni già elaborate in passato per integrarle rapidamente nei documenti personalizzati per l’opportunità corrente.

Quindi se ad esempio l’azienda predispone un calcolo per valutare i costi di produzione di un determinato bene, è importante che i parametri di input ed i risultati ottenuti possano essere

• tracciabili, per eventuali valutazioni e riutilizzi futuri
• intergabili, per produrre diversi tipi di documenti  (preventivo in pdf, sito web, documentazione tecnica, brochure, etc)
• aggregabili, per analisi sulla redditività complessiva dell’azienda

Analogamente, per quanto riguarda la figura del Cliente, è importante che tutti i rapporti aziendali intrattenuti con un determinato soggetto siano archiviati e di facile consultazione. Quindi in un buon sistema informativo, collegata all’anagrafica Cliente, dovrà esserci la possibilità di inserire ed elencare una serie di informazioni quali:

• le telefonate ricevute (integrazione con PBX);
• le visite effettuate (integrazione con sistemi di Geolocalizzazione);
• le e-mail spedite (integrazione IMAP);
•  le interazioni avute attraverso il sito web o altre attività di promozione (integrazione con web analytics);
• l’elenco dei preventivi, degli ordini e delle fatture (integrazione con gestionale);
• la lista degli interventi di manutenzione e degli eventuali reclami (integrazione con sistema di supporto/ticketing).

…insomma un po’ tutta la storia che l’azienda ha intrattenuto con il Cliente.

Se si ha in mano un prodotto innovativo ma non si dispone degli strumenti per ottenere rapidamente documenti e informazioni adeguati alla complessità del mercato allora l’idea imprenditoriale nasce zoppa e le persone dovranno dedicare più tempo a gestire file disordinati che a promuovere efficacemente il proprio business!

Il principio deriva dalla più nota pianificazione strategica, studiata in tanti corsi di Economia, negli  MBA e in seminari di Formazione Dirigenziale.

In sostanza, come per la gestione economico/finanziaria di un’azienda, anche per le informazioni aziendali è importante definire degli obiettivi indicando i mezzi, gli strumenti e le azioni per raggiungerli in una  prospettiva di medio/lungo periodo. Come esempio si possono considerare tre aree funzionali presenti in quasi tutte le aziende: area amministrativa (in rosso), area tecnica (in giallo) e area commerciale (in blu); magari per le realtà più piccole la resposabilità è sempre della stessa persona, ma di fatto le tre attività sono molto diverse tra loro e le esigenze informatve di conseguenza.

Chi si occupa di amministrazinone deve confrontarsi giornalmente con la consistenza dei dati: verificare la congruità delle fatture con le provvigioni per gli agenti o controllare la solvibilità dei clienti. Un lavoro che non da tregua, scadenzato da deadline quasi improrogabili (bilancio, trimestrale, etc!). L’area tecnica deve principalmente disporre di quelle informazioni necessarie per sviluppare rapidamente prodotti e servizi senza dimenticarsi dei dati sulla situazione di mercato e sul confornto con la concorrenza. Rispetto alle funzioni interne l’area tecnica deve poter rispondere rapidamente alle esigenze dei commerciali e a quelle di chi si occupa di promozione, un’attività che spesso genera reciproche frustazioni, non tanto per l’assenza di informazioni ma più per perchè non sono rese disponibili in maniera adeguata…o semplicemente non sono facilmente ricercabili!

Con questi esempi vogliamo sottolineare, anche in maniera semplicistica e neppure tanto innovativa, che l’integrazione dei dati aziendali deve mirare a creare diversi set di informazioni pensati per il riutilizzo all’interno delle diverse funzioni aziendali. Sono cose che ormai conosciamo tutti, vengono insegnate fin dalle superiori, ma all’atto pratico pochi riescono a realizzarlo in mainera efficace. Sottolineamo efficace (e non efficiente ) perchè noi, insieme al nostro cliente medio, riteniamo che la priorità sia fornire l’informazione giusta, fosse anche solo una sporca e maledetta, e non tanto distribuire valanghe di dati in un decimo di secondo. Per far questo bisogna avere strumenti giusti (sofware e hardware), che si adattino alle piccole imprese, che possano essere estesi, che permettano di partire rapidamente con un investimento che può essere anche  minimo, Poi bisogna avere tecnici informatici a cui piace confrontarsi con le funzioni del marketing e dell’are commerciale.

Infine, forse la cosa più importante, bisogna avere la proprietà (il paron), o chi la rappresenta (es. il direttore), che vede e crede nel’importanza di costruire in prima persona una architettura delle informazioni aziendali che in qualche modo sia coerente con la strategia aziendale.

Chiudiamo così, lasciando un po’ in sospeso l’argomento…un po’ perchè è appena passato ferragosto, un po’ perchè sono cose che vogliamo focalizzare un po’ alla volta.